Odpowiedź na to pytanie często nie jest łatwa, jednak istnieje schemat pozwalający osiągnąć ten cel. Poniżej podany jest zestaw porad i informacji jakie powinien znać każdy kto wysyła mailingi. Informacje te należy traktować jako wzór do dostosowania do własnych potrzeb. Należy rozróżnić warunki rozsyłania mailingów wynikające z ustawy od warunków rozsyłania mailingów uwzględniających regulamin usług CyberFolks.pl
- Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną, Art. 1 ust. 1, Art. 3, Art. 10 ust. 2 precyzuje jakie warunki muszą być spełnione przez każdego nadawcę wiadomości komercyjnych do jakiegokolwiek odbiorcy, aby wiadomość była zamówioną informacją handlową. (Link do treści tej ustawy poniżej)
- Zabronione jest wysyłanie maili kwalifikujących się jako informacja handlowa do osób fizycznych, dla których nadawca nie potrafi udowodnić, że odbiorca udzielił zgody na ich otrzymywanie. Po uwzględnieniu Art. 10 ust. 2, aby wiadomość kwalifikowała się jako zamówiona, adres odbiorcy upubliczniony w sposób autoryzowany przez właściciela adresu, musi być opatrzony wyraźną informacją o jego udostępnieniu do odbioru informacji handlowych (słowa kluczowe w ustawie: w tym celu), lub odbiorca wyraził zgodę na otrzymywanie informacji handlowych w inny sposób na zasadzie opt-in.
- Należy pamiętać, że adresy wyglądające na firmowe, w rzeczywistości mogą być adresami osób fizycznych. Może tak być na przykład, gdy adres wyglądający na firmowy, w rzeczywistości należy do jednoosobowej działalności gospodarczej nie będącej osobą prawną. Nadawca ma się upewnić przed wysłaniem niezamówionej informacji handlowej, czy nie kwalifikuje się jako czyn nieuczciwej konkurencji określony w Art. 10 ust. 1.
- Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną nie zakazuje rozsyłania niezamówionej informacji handlowej do osób innych niż fizyczne, ale jest to zabronione na serwerach CyberFolks.pl, ze względu na możliwość narażenia CyberFolks.pl na skutki określone w Art. 24 ust. 1 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, oraz jest sprzeczne z regulaminem usługi świadczonej przez CyberFolks.pl.
- Po wprowadzeniu do swojej bazy adresu e-mail osoby fizycznej (gdzie nie następuje to z inicjatywy właściciela adresu), jego właściciel musi zostać poinformowany o tym fakcie oraz mieć możliwość wpływu na swoje dane w bazie. Forma wpływu na to, udostępniona przez właściciela bazy, ma być bez przetwarzania danych. Nastąpić ma to niezwłocznie po wprowadzeniu adresu do swojej bazy i wystarczająco długo przed wysłaniem zapytań lub ofert, aby adresat miał czas wnieść sprzeciw. Dotyczy to każdego przypadku umieszczenia maila bazie, nie tylko (lub w szczególności) tzw. zakupów baz adresów (nie ma tu znaczenia czy był o takiej możliwości informowany przez podmiot, od którego baza została zakupiona) oraz uzyskania adresu z publicznie dostępnych źródeł. Konieczność ta wynika z tzw obowiązku informacyjnego nakładanego przez ustawę o ochronie danych osobowych.
- Wysyłanie zapytań o możliwość wysłania informacji handlowej, spełniając wcześniej obowiązek informacyjny, na e-mail upubliczniony w autoryzowany sposób, ale nie przeznaczony przez jego właściciela do odbioru ofert, lub nie zgromadzony w bazie z inicjatywy właściciela adresu (na zasadzie „opt-in”), należy traktować wyłącznie jako ostateczność – odradzamy tą formę wysyłania maili o takim charakterze. To odbiorca decyduje co dla niego spamem, a wielu adresatów nie odróżnia „zapytania” od „oferty”. Nadawca może jedynie sprawić, że z prawnie wiadomość nie będzie kwalifikować się jako niezamówiona informacja handlowa.
Ponadto:
W ustawie o świadczeniu usług drogą elektroniczną czytamy (http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU20021441204):
„Art. 4.
1. Jeżeli ustawa wymaga uzyskania zgody usługobiorcy to zgoda ta:
1) nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści,
2) może być odwołana w każdym czasie.
2. Usługodawca wykazuje uzyskanie zgody, o której mowa w ust. 1, dla celów dowodowych.”
„Art. 10.
1. Zakazane jest przesyłanie niezamówionej informacji handlowej skierowanej do oznaczonego odbiorcy będącego osobą fizyczną za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej.
2. Informację handlową uważa się za zamówioną, jeżeli odbiorca wyraził zgodę na otrzymywanie takiej informacji, w szczególności udostępnił w tym celu identyfikujący go adres elektroniczny.”
„Art. 24.
1. Kto przesyła za pomocą środków komunikacji elektronicznej niezamówione informacje handlowe, podlega karze grzywny.
2. Ściganie wykroczenia, o którym mowa w ust. 1, następuje na wniosek pokrzywdzonego.”
… więc w „zapytaniu o możliwość wysłania oferty handlowej” powinny znajdować się:
- krótkie słowne zapytanie o możliwość wysłania oferty. Zapytanie nie może zawierać konkretnej informacji o produkcie ani usłudze (w tym opisów stawiających w „pozytywnym świetle”, jak np. wzmianka o rabacie lub składnikach produktu) – to już jest informacja handlowa
- możliwość wyrażenia zgody na jej otrzymanie, w formie bez przetwarzania danych osobowych. Bezpieczne jest poproszenie o odpowiedź na maila nadawcy z wpisanym „TAK” w temacie wiadomości. Linki umieszczone w treści e-maila zatytułowane „TAK” i kierujące pod adres w unikatowy sposób identyfikujący nadawcę są zabronione jako „klauzula zakazana”ponieważ już samo przygotowanie takiego linku jest przetwarzaniem danych, na które ustawa nakazuje najpierw uzyskać zgodę. Wszelkiego rodzaju „opt-out”, czyli tzw. wypisanie z listy odbiorców jest zabronione jako „klauzula zakazana”
informacja w jaki sposób mail został pozyskany i klauzula prawna (polska, lub unijna). Jest to nakazane w odrębnych przepisach. Najlepiej jest od razu wskazać w jaki sposób nastąpiło faktyczne pozyskanie adresu dla uniknięcia niepotrzebnych nieporozumień. - informacja, że nieudzielenie zgody jest równoznaczne z wypisaniem z listy odbiorców zapytań o możliwość wysłania oferty (przynajmniej dla konkretnego typu oferty handlowej). Nikt nie lubi marnowania czasu przez ten sam „spam”
- informacja o spełnieniu przez tego maila wymogów dyrektywy UOKiK i UE w sprawie spamu.
a w przypadku informacji handlowych, na których otrzymanie jest zgoda, lub wysyłka jest zgodna z prawem:
- możliwość odwołania zgody na jej otrzymywanie
- informacja w jaki sposób mail został pozyskany i klauzula prawna (polska, lub unijna). Jest to nakazane w odrębnych przepisach. Najlepiej jest wskazać konkretnie kiedy i w jaki sposób wyrażono zgodę (w przypadku rejestracji na stronie najlepiej wskazać również adres IP komputera, z którego tego dokonano). Sama informacja że użytkownik wyraził zgodę, niepoparta konkretami często jedynie „podnosi ciśnienie” adresatowi, a w przypadku ewentualnego sporu sądowego nadawca mimo wszystko będzie musiał udowodnić wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną.
- informacja o spełnieniu przez tego maila wymogów dyrektywy UOKiK i UE w sprawie spamu.
Ponadto proszę zapoznać się z odpowiedzią na pytanie „Jak uzyskać zgodę adresata na przesyłanie informacji handlowej?” udzieloną przez Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów
http://www.uokik.gov.pl/konsument_w_sieci.php?pytanie=967#faq967
Analiza problemu jak konstruować mail aby nie był spamem jest przeprowadzona np. na:
http://www.eporady24.pl/newsletter_a_spam_jak_skonstruowac_newsletter_by_nie_byc_posadzonym_o_spam,pytania,17,110,2136.html
Proszę również zapoznać się z https://support.google.com/mail/bin/answer.py?hl=pl&answer=81126
Więcej o obowiązku informacyjnym na https://edugiodo.giodo.gov.pl/file.php/1/UST/UST_04.htm
Powyższe informacje należy traktować wyłącznie jako wskazówki. Zakazuje się kopiowania powyższej treści w całości lub jej fragmentów.
